Создать сайт
Понравился? Нажмите -
@ADVMAKER@
Документоведение, ОДОУ и Делопроизводство окончательный вариант
Добавил: Аноним 26 октября 2011 00:29

Д Е Л О П Р О И З В О Д С Т В О

в стихах

1. Документ и его функции

 

Документ – понятие                 

Информационное,

Материальное

И в суде - реальное.

 

Документ – это информация

С реквизитами  «прокламация».

На материальном носителе

Для определения  изготовителя.

 

Документа функции

Очень все просты:

Для чего он служит?

Цели нам нужны… 

 

Каждый знает для чего?

Чтоб хранить его ещё.

Чтобы каждый мог читать

Да и в космосе летать.

(гл. функции:  хранение,  передача,

распространение)

 

А три Ф у документа

Характерные вообще:

Информация момента

Кумулятивная  еще.

(общие функции: информационная,

коммуникативная – средство передачи…,

кумулятивная – накапливать информацию…)

 

2. Понятие делопроизводства     

    

Делопроизводство – это всё.

Документ и человек – общё:

Разработка, оформление,

Организации  движение…

Учета и хранения.

 

Делопроизводство (ДОУ)

Документирование ОУ,

Работа с документами

Помни! Не моментами!

 

Документирование – это:

Сочинение и форматирование.

События констатирование

В документе  фиксирование.

 

 

 

 

Документирование – это

Информации фиксирование,

По правилам установителя

С использованием носителя.

 

Документооборот –

Это есть круговорот:

Внутри организации

Документов у нации…

 

Документооборот – это

Документов  круговорот,

С момента создания документа
До его исполнения как аргумента.

 

Документооборот – это движение

Документов в организации:

Прием, регистрация, рассмотрение,  

Резолюция, направление на исполнение.

 

Организация работы с документами-

Хранения и работы с «аргументами».

Это организация документооборота

В деятельности организации с оборота.

 

Архивное дело

У руководителя пело!

Хранение и учет

Должен знать наперечет.

 

Архивное дело – организация

Хранения и учета документов,

Комплектования  аргументов

Использования всех моментов.

 

Совокупность документов

В отдельной обложке -

По одному вопросу

Это дело в «лёжке».

 

Перечень наименования  дел -

Со сроками хранения предел,

Оформленный по ГОСТу -

Это Номенклатура дел к росту.

 

Архив – учреждение, подразделение

Организации учета и хранения,

Комплектования, использования

Архивных документов пользования.

 

3.Этапы становления делопроизводства в России.

 

Приказное делопроизводство-

17 век в свитках воеводство.

Коллежское делопроизводство

Петром 1 руководство.

 

В коллегиях: канцелярии-

Секретаря «солярии».

Регистрация документов

В журналах как у «Ментов».

 

Генеральный регламент

Путь обращения в парламент.

Документ проходит…

Нужного чиновника находит.

 

Министерства от коллегии-

19 век без привилегии.

Коллегиальность стала

Правом одного «капрала».

(единоначалие)

 

Появились бланки

Документы в  рамки.

Конторский труд-

Механизации пруд.

 

Советское делопроизводство

Централизованное руководство.

Единый порядок в документах

Построенных на элементах.

(реквизитах)

 

4. Унификация и стандартизация управленческих документов

 

Компьютер,  ЭВМ у нас

Вошел,  увлек  всех вас.

И началась эпоха снова

Клавиатура и экран  «Панова».

 

НМБ* ОДОУ – совокупность

Актов  и законов, и стандартов.

Создания документов крупность,

Службы ДОУ не для бардов.

(* нормативно-методическая база…)

 

Герой России наш ОКУД,

ОКПО,  ИНН и «СУД»  (УСД).

Где время наше берегут.

А дальше,  больше, где редут.

 

ГОСТ стандарт введен всецело,

Установлен  типовой цело.

К форме и структуре документа.

Состав элементов момента.

 

УСД – комплекс документов

Взаимосвязанных аргументов,

Составленных по правилам  единым

Гос.  органом  объединимым.

 

 

Документов унификация

Единообразие квалификация:

Состава и форм фиксация

Однотипных функций кассация.

 

Документ – это состав

Отдельных элементов.

Названных  реквизитов

Форму отражающих визитов.

 

Бланк документа –

Состав реквизитов,

Определяющих  автора

Документа запросто.

 

Юридическая сила документа

Зависит от полноты и качества

Оформления аргумента,

Как полноценного документа.

 

5. Форматы бумаги, разрешенные к применению в делопроизводстве

 

Документы оформляй

На форматах АВС стреляй

Ряд А бумаги применяй.

От 0-13 форматы разделяй.

(«0» - 1 м.кв.)

Формат А  4, 5 применяй..

 

 

Два формата бланка:

Два варианта банка:

А 4, А 5,

Угловой и продольный опять.

 (угловой и продольный, центровой и флаговый)

 

Документы на бланках с реквизитами

Определенным порядком их визитами.

Для автора идентифицирования,

Чтобы не было фальсифицирования.

 

Пиши приказы и  распоряжения

Помни об этом без сожаления.

Поля в документе с ним:2 2 2 1

Соблюдаем и храним.

 

Бланк документа организации

Лицо принятой канонизации.

Оформляются на форматах: А 4, А 5

С постоянными реквизитами опять.

 

Поля документа

С любого момента:

20, 20, 20, 10-ть

Запомни и сядь.

 

Бланки организации –

Лицо прошедшей канонизации:

Общий, письма, вида документа,

Исключающий подлога момента.

 

6. Нумерация страниц, оформление дат

 

Все страницы нумеруй

Кроме первой, не балуй.

Цифрами арабскими

Одинокими и рабскими.

 

Лицевая сторона - нечетными

Оборотная сторона - четными

Цифрами зачетными.

Текстом обремененными.

 

Даты пишутся цифровым

Или словесно-цифровым

Способом фронтовым

Арабским  двойным.

 

Сроки некалендарные

Обозначают дробью

Между годами кровью

Наклонной чертой новью.

 

Длительный период

Времени через дефис

Без пробелов

Ты дивись

(1987-2010)

 

7. Правила сокращения слов

 

село – с.; поселок – П.;

поселок городского типа – ПГТ.

 

Правильно сокращай слова

Помни это всегда.

Общепринятые сокращения

Прими без обращения.

 

Правильно пиши

Буквы перед цифрами:

Если не знаешь,  не спеши

У ветеранов ты спроси.

 

8. Слова при указании денежных единиц:

Перед указанием городов Москва и Санкт-Петербург буква “Г”

не ставится, также не ставится перед названиями городов,

в названии которых имеется слово “город” (Новгород, Волгоград).

 

 

 

Слова при фамилиях:

тов. – товарищ, г-н, -господин, проф.,-профессор, доц.,- доцент, нач. – начальник.

 

Слова, употребляемые при цифрах:

п. 3 - пункт 3  

подп. 1.1. - подпункт 1.1.  

рис. 5 - рисунок  

раздел 2 – разд. 2.

 

Правильно пиши

Буквы перед цифрами:

Подумай,  не спеши.

Делай от души.

 

Слова при указании денежных единиц:

р. -рубль  

тыс.р.- тысяча рублей  

млн.р.- миллион рублей  

млрд.р. - миллиард рублей  

 

9. Слова, сокращение которых пишется через дефис:

м-во -министерство  

з-д - завод   

пр-во - производство  

р-н - район  

хоз-во - хозяйство  

кол-во - количество  

чел-час - человеко-час  

 

Через дефис буквы пиши:

Пр-во, м-во, хоз-во, кол-во.

Без пробелов ты «чеши».

Переводи   количество.

 

10. Широкое применение в качестве сокращений

находят буквенные аббревиатуры:

ЭВМ\НИИ– электронно-вычислительная машина,

НИИ, АО, ЕЭС – Европейское экономическое сообщество,

НАТО. РФ – Российская Федерация

 

11. Допускается сокращение словосочетаний:

и т.д. - и так далее  

и т.п. -  и тому подобное  

 

12. Правила написания чисел в оформлении

документов, физических величин, математических формул

 

14 287; 12 480 620

 

Многозначные числа группируются

Справа налево формируются.

По три цифры сортируются.

 

Марки машин и др. ТУ

На группы не разделяются

Без пробелов оформляются.

В одну строчку справляются.

 

Буквы впереди цифр

Пишут через дефис.

Зил-155, Ил-165

Запомни это опять.

Без пробелов вспять.

В десятичных дробях после

запятой цифры группируются

по три, слева направо: 1,094; 5,35; 0,1.

 

Простые дроби пиши

Через косую черту поспеши.

 

Номера телефонов

На группы разбивают.

По две, три  цифры сбивают.

 

Двойные номера домов

Через косую черту пиши.

Литерные номера домов

Слитно поспеши.

 

Порядковые числительные цифрами

С падежным окончанием через дефис:

3-й вопрос повестки дня «фарами»

Римскими цифрами на оборот «дарами».

(без падежных окончаний)

например: IV раздел, XX век

 

 

Числа до девяти и приблизительные

Пиши словами: в возрасте семи лет,

Порядка сорока штук - разительные.

8 Марта пиши с прописной – эполет.

 

Все меры: длины, площади

Пиши цифрами с единицами счета; 

Тонн, метров, сантиметров, мм рт.ст.

С одним пробелом между ними пока.

 

10 т; 15 м2; 50 см3; 8 м. 755 мм рт.ст. 90 %; 1000 кг; 300 см3.

Знак градуса обозначается строчной

буквой “о”, которая ставится на

пол-интервала выше соответствующего

числа, без пробела между ними. Всегда.

 

Обозначение шкалы Цельсия (Кельвина)

«С» ставится без пробела и точки,

Также - Знаки «+», «-» в кавычках без бочки.

 

         В случае написания сложных единиц,

включающих несколько обозначений, указываются

обозначения всех единиц. Например: 20 м/с или 20 метров

в секунду, но не 20 м/в секунду. Правила написания

математических формул. Математические формулы

в документах отделяются от текста сверху и снизу

расстоянием в 3 интервала. Перенос формулы

осуществляется после указания математического

знака (=, +, -,:, х) с его повторением на новой строке.

         Между знаками арифметических действий и

стоящими рядом символами или числами делаются

пропуски в один пробел (например: 5 х 4 = 54; А – С = Д).

 

Пояснения к значениям символов приводятся непосредственно под формулой, написание которой заканчивается запятой. Пояснения начинают после слова “где”, двоеточие при этом не ставится. Слово “где” пишется на один интервал ниже формулы непосредственно от левого поля. Значение первого символа пишется после одного пробела после слова «где». В конце каждого пояснения ставится точка с запятой.   

        Последнее пояснение заканчивается точкой. Применение машинных и рукописных символов в одной формуле не допускается (рекомендуется рукописный вариант написания символов).

Если формул в тексте несколько, их следует нумеровать. Нумерация осуществляется арабскими цифрами (1, 2, 3..), которые проставляются на одном уровне с формулой у границы правого поля листа в круглых скобках. Нумерация

может быть сквозной или связанной с номером раздела (главой) текста, но не с номерами пунктов или подпунктов.

        Примеры сквозной нумерации: (2), (9). Нумерация, связанная с разделами (главами), выглядит следующим образом: (1.3), (6.5) и т.д. Здесь 1 и 6 – номера разделов (глав), 3 и 5 – номера формул в них. При ссылке в документе на формулу ее выполняют по образцу: согласно формуле (4) или в соответствии с формулой (2.5).

 

13. оформление таблиц в документах

 

Таблица – особая форма

Подачи информации.

Наглядность и сравнение,

Как норма  цивилизации.

 

Таблица состоит из головки

Граф,  строк и нумерации.

Заголовки должны быть краткими.

Без точек – залихвацкими.

 

Головку таблицы

Отделяй жирной чертой.

Заголовки граф

Пиши с прописной.

 

 

При переносе таблицы

Графы нумеруй

Отдельной строкой.

Дай им покой.

 

Графу «номер по порядку»

Не надо вводить.

Номера событий-«грядку»

Перед заголовками строк зарядку.

 

     Числовые значения показателей, приводимые в графах, проставляются на уровне последней строки наименования показателей.

         Словесная характеристика показателей, в отличие от цифровой, должна начинаться на уровне первой строки наименования показателя.

          При отсутствии данных в соответствующих графах обязательно проставляется прочерк.                            

           Повторяющиеся слова в заголовках строк, если таблица не разделена горизонтальными линиями, могут заполняться кавычками.

            Повторяющиеся цифры и обозначения в графах таблицы кавычками не заменяются. Ссылка в тексте на таблицу обязательна. Выполняется она по принципу: (табл.1.4). Слова типа “смотри”, сокращенно “см.”, при этом не пишутся.

 

 

14. Знаки препинания и символы

 

Знаки препинания: точка и т.д.

Пиши без пробелов.

Далее пробел,

Это не беспредел.

 

Знак «тире» - дефис

Пробелами не выделяй.

Знак «тире» - зам. вишь.

Пробелами отделяй.

 

Знаки №, % при цифрах

Отделяем  пробелом.

Пишем цифры словами-

№ и %  «дровами».

 

15. Корректурные знаки при

правке деловых документов,

 

Корректурные знаки – система

Графических знаков для «злаков».

Указания места и характера - тема

Исправления в тексте шлаков.

(ошибок)

 

Корректурные знаки объединяются

На следующие группы соединяются:

Замены, выкидки, пробелы, вставки,

Перестановки, изменения заставки.

 

- знаки замены, выкидки и вставки

- знаки перестановки печатных знаков,

- знаки изменения пробелов,

 

- знаки абзацного отступа, красной строки,

- знаки исправления технических дефектов набора.

(смотри  лист со знаками)

 

16. Классификация организационно-распорядительных документов

 

В классификации ОРД  4 группы вообще:

Организационная, распорядительная,

По л\с и справочно-информационная

Без них организация путизатворная.

 

Организационная документация

Генерального  - инаугурация.

Уставы, постановления, положения,

Штатного расписания изложения.

 

Инаугурация; также инавгурация — церемония вступления в должность. Слово инаугурация происходит от лат. inauguro — «посвящаю».

 

Распорядительная документация:

Постановления, разъяснения, инструкция.

Приказы, распоряжения, указания и решения.

Все это для работников сотворения.

 

Справочно-информационная

Документация проворная:

Приказы, распоряжения,

Указания и разрешения.

 

Документация по л\составу

Все согласно Уставу.

Заявления, анкеты, справки,

Характеристики для правки.

 

17. Оформление реквизитов ОРД,  типовой состав реквизитов

 

Реквизиты – элементы

Документов аргументы.

Постоянные, переменные

Для документов отменные.

 

Реквизит – элемент оформления

Обязательный для определения

Документа  официального

И не только провинциального.

 

 

 

Эмблема, товарный знак

Организации на бланках

Располагают так:

Согласно Устава - простак.

 

По ОКПО код организации

Документа идентификации.

Для ускорения подачи -

По электронной передачи.

 

Налоговым органом выдается

Лицу юридическому придается.

Основной государственный

Регистрационный номер дарственный.

 

Номер идентификационный

Налогоплательщика - позиционный.

Код причины постановки на учет

Налоговый орган знает наперечет. 

 

Код формы документа

Берем  в ОКУД (УСД).

Для ускорения подачи

По электронной  передачи.

 

Наименование организации фиксируют

В учредительных документах трассируют.

На бланках пишут имя всё полностью,

Ниже сокращенно в скобках «волостью».

 

Выше наименование помещают

Головной организации  замещают.

Полностью или сокращенно

На бланке красиво мощено.

 

На русском выше слева,

На английском ниже справа.

Наименования двух равных организаций

На одном уровне канонизаций.

 

Дата документа -

Дата подписания у резидента.

Дата оформляется цифровым,

Словесно-цифровым способом:

День, месяц парами,

Год двумя парами

Арабскими дарами.

 

Код организации (ОКПО)

Номер Регистрации (ОГРН),           

ИНН\КПП на бланках

Ставят по ГОСТу для танков.         

 

 В УСД ОКУД время наше берегут.

Ускоренная передача документа

По средствам  электронной связи 

Хорошо передаются  повсеместно

Организации наименование

Пишется полностью - основание

Ниже в скобках сокращенно

Так уж в ГОСТе освещено.

 

Типовой состав ОРД:

Знак, награды, ОКПО,

Наименование организации,

ОКУД - документы берегут.

 

Индекс, адрес, телефон,

Дата, индекс связи, мегафон,

Наименование вида документа,

Резолюция, контроль аргумента.

 

Гриф утверждения, согласования,

Резолюция, приложения, подписания,

Визы, печать, отметка исполнения,

Поступления и заверения.

 

18. Требования к оформлению приказов по основной деятельности, выписок из приказа

 

Управленческие документы

Это группы  как апартаменты.

По основным направлениям

Организации – стремлениям.

 

ОРД: уставы, приказы, протоколы,

Штатные расписания и «приколы»,

Положения о подразделениях,

А также инструкции о разделениях.

 

Устав – правовой акт.

Учредительный пакт.

Статус организации

Для гос. регистрации.

 

Штатное расписание – правовой акт

О составе, численности организации факт:

Об окладах, надбавках,  подразделениях,

О месячном фонде зарплаты в членениях.

 

Приказ - документ правовой

Для решения задач, хоть вой!

Распорядительный документ.

Дальних, ближних задач - инструмент.

 

Протоколы – это  запись 

Хода совещаний завясь:

Докладов,  выступлений,

Принятых решений.

 

Приказы и распоряжения

Издаются по оперативным,

Организационным, кадровым

Вопросам  и финансовым.

 

Кадровые приказы: о приеме,

Перемещениях, отпусках и замене, 

Командировках, увольнениях

Взысканиях и поощрениях.

 

Положение о подразделении - факт

Организационно-правовой акт.

О задачах, обязанностях, правах такт,

Ответственности, организованности пакт.

 

Должностная инструкция – факт

Организационно-правовой акт.

О конкретных обязанностях такт,

В соответствии с должностью пакт.

 

Документы в организациях

С реквизитами в канонизациях

На бланках оформляются.

С точным местом закрепляются.

 

Состав реквизитов приказа:

Отметка о выполнении заказа.

Общий бланк   организации тест,

Заголовок, дата, номер, текст

 

Текст  приказа –

Две части до отказа:

Констатация факта,

Устранить  Де-факто!

(Де-Факто - факт совершения

коммерческой операции.)

 

Без кавычек ПРИКАЗЫВАЮ:

Двоеточие заказываю.

С новой строки показываю,

Далее в тексте указываю.

 

Приём на работу

 

Заявление, ознакомление, инструктаж,

Трудовой договор, личная карточка, приказ,

Правила  внутреннего трудового распорядка,

Должностная инструкция для порядка

 

Трудовой договор

Не имеет определенных форм.

Составляется произвольно

С согласия 2-х сторон.

 

Есть обязательные элементы

Для точного понимания моменты.

Четкие обязательства сторон

Для точного выполнения корон.

 

 

Трудовые договоры заключают:

На срок определенный, неопределенный.

С испытанием:  срочный, бессрочный,

Без испытаний долгосрочный

 

19. Оформление служебного письма

 

Деловая корреспонденция-

Справок, информации тенденция.

Выполнение текущих задач

Для управления всласть.

 

Письма циркулярные -

Указания молекулярные.

Гарантийные,  подтверждения

Обещаний,  сопровождения.

 

Письма сопроводительные

Ценностей родительные.

Письма подтверждения

Получай для уведомления.

 

Письма просьбы и договорные,

Уже говорят, что заварные.

Письма приглашения и извещения

Несут в себе   оповещения.

 

Письма сопроводительные

Циркулярные, договорные.

Гарантийные, подтверждения

Просьбы и извещения.

 

Письма информационные

О фактах -  совершенные.

Коммерческие и приглашения

Коммерсантам для соглашения.

 

Стилистическая конструкция

Предполагает письмо обструкция.

Просим, высылаем, сообщаем,

Подтверждаем и напоминаем.

 

(ОБСТРУКЦИЯ от латинского obstructio - преграда, помеха , намеренный срыв  какого-либо заседания, собрания  как вид протеста, приём борьбы, главным образом парламентской; действия, демонстративно направленные на срыв чего-либо.…)

 

Например:

Благодаря – предлог употребляется с существительным в дательном падеже (“благодаря кому/чему”, а не в родительном “благодаря кого/чего”).

Более – недопустимо сочетание с наречиями в сравнительной степени (более лучший).

Бухгалтер – множественное число “бухгалтеры”.

 

 

 

Вакансия – нельзя употреблять “свободная вакансия”.

Вложение – во что, а не “на что”. Пример: рост кап. вложений в строительство.

Выговор – мн.число выговоры, а не выговора.

Директор – мн.число директора.

Договор – родительный падеж – договора, мн.число – договоры.

Информация – о чем, а не по чему.

Конференция – по чему, а не о чем.

Опись – чего, а не на что.

Расписка – в чем, а не о чем. Пример: “Расписка в получении денег”.

Совещание – о чем, по вопросу о чем, по чему. Пример: совещание по проекту, совещание о внедрении.

Уполномочивать – а не уполномачивать.

 

20. Оформление телеграмм, телетайпограмм, телефонограмм

 

Телеграммы разные бывают:

Срочные, простые созывают.

Методом передачи оформляют.

Телеграммы-доверенности получают.

 

Текст телеграммы

Предельно краток.

Без союзов, предлогов,

с ТЧК и ЗПЧ сваток.

 

Числа и цифры

Пиши прописью,

Буквами строчными.

Заглавные прочными. (прописными)

 

Текст телеграммы заверяй

Печати организации доверяй.

 

21. Правила оформления организационных документов,

актов, протоколов, договоров

 

Акт – документ составленный

Несколькими лицами поставленный.  

Служит начальнику для подтверждения

Факта, события, действия без сожаления.

(комиссией)

Акты фиксируют результаты:

Ревизии, инвентаризации, 

Списания, приема работ, затраты,

Приема-передачи и дезодорации.

 

На общем  бланке оформляется

С угловым расположением обрамляется.

Слова: АКТ с 2-й разрядкой печатается,

УТВЕРЖДАЮ без кавычек - читается.

 

 

 

Текст состоит из двух частей:

Преамбулы и констатирующей

Основания акта, фиксирующий,

Результат  его трассирующий.

 

Протокол – документ,

Чтобы не было замен.

Фиксирует выступления

Голосования и решения.

 

Орган  коллегиальный

Пишет протокол натуральный.

Председатель реальный,

Секретарь сериальный.

 

Протоколы бывают:

Краткие и развернутые. 

Первые все успевают,

Вторые – свернутые.

 

Реквизиты протокола:

Название, дата заседания,

Номер, место  суждения,

Выступления и решения.

 

Подписи секретаря

И председателя -

Главного заседателя.

 

Вводной части его всё:

О председателе, секретаре,

Повестка дня ещё,

Членов органа  общё.

 

В основной части:

Слушали, выступили,

Постановили (решили)

В разнобой все голосили.

(Единогласно голосовали)

 

22.Требования к оформлению договора (контракта).

 

Договор – соглашение

Между сторон оглашение.

Установление отношений

В ком. операции движение.

 

23. Функции и структура

службы делопроизводства

 

В любой  организации

Создается ДПС для ДОУ.

С функциями определенными

Ответственностью наделенными.

(Делопроизводственная служба,

Документационное обеспечение управление)

 

Основные функции ДПС:

Прием документов с «эс».

Их  первичная обработка. 

Печатание и подготовка.

 

Учет и отправка

Корреспонденции заправка.

Контроль исполнения,

Сдача в архив для пополнения.

 

24. Понятие документооборота

 

Документооборот –

Документов круговорот:

От получения, создания

До отправки и созидания.

 

Документооборот – это движение

Документов в организации - зарождение.

С момента их создания (получения)

До исполнения и отправления.

 

Принципами организации Документооборота:

Оправданность, единообразие, оперативность,

С задачами: однократность и прямоточность,

Характеризует  успех организации прочность.

 

Обработка документов:

Сортировка и регистрация,

Вх. номер и дата, прострация

Кол-во листов экземпляров ротация.

 

ПРОСТРАЦИЯ

(от позднелатинского prostratio - угнетение, упадок), резкий упадок психического тонуса в сочетании с предельной истощаемостью, расслабленностью, беспомощностью, снижением или отсутствием реакции на внешние раздражители.…

 

Каждому подразделению

Присваивается индекс 01,02…

Номер дела по номенклатуре 05…,

Номер документа 65.

 

Две формы регистрации:

Карточная и журнальная.

Главный признак документа -

Его содержание - аргумента…

 

25. График документооборота

 

График документооборота

От создания документа,

Обработки, проверки,

И передачи в архив после сверки.

 

 

 

 

 

 

26. Контроль исполнения документов

 

Руководитель учреждения

Ставит резолюции без сожаления.

Что, когда, кому сделать почему.

Сроки соблюсти, зная, что к чему.

 

27. Систематизация и хранение документов

 

Архивное дело – это область

Хранения, учета, приема  власть

Всех госорганов управления,

Организаций и  граждан устремления.

 

Архив – это учреждение (подразделение)

По хранению, приему, отчуждение,

Использованию архивных документов

В интересах населения и др. моментов.

 

Важной функцией делопроизводства:

Хранение и систематизация документов.

Исполненные документы – в дело

Совокупность документов всецело.

 

Номенклатура дел –

Систематизированный перечень

Наименование дел,

Заводимый в организации

Со сроками хранения канонизации.

 

Номенклатура дел - совокупность

Документов одного вопроса крупность.

В отдельной обложке, со сроками хранения

Определенным образом оформления.

 

28. Пути совершенствования делопроизводства

 

Два пути повышения   

Качества делопроизводства:

Роль оргтехники производства,

И ОДОУ воеводства.

 

Справка – документ, содержащий

Факты, события  реальные

И все о гражданине – банальные.

 

Докладная записка – документ

Руководителю информация.

В первой части – аргумент,

Во второй части – прокламация.

 

 

 

 

 

 

29. Делопроизводство по письменным  и устным  обращением граждан

 

Три вида обращения

Граждан для общения:

Жалобы, предложения

И многочисленные заявления.

 

Предложения – вид обращения

С целью работы совершения:

О путях, способах решения,

Постановки задач разрешения.

 

Жалоба – вид обращения

Из области прав нарушения.

О просьбе их разрешения,

О начальниках торможения.

 

Заявление – вид обращения

О реализации прав и интересов

Работников творения.

О недостатках госорганов рвения.

 

Срок-15 дней, сложные - один месяц,

Сообщение о получении,

Регистрация в день поступления,

Ставится на контроль «К»,

Руководитель снимает с контроля,

Ответ (письменно, устно),

В дело по хронологии,

5 лет хранения и до 10 лет,

Уничтожение.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

ОСНОВЫ ДОКУМЕНТАЦИОННОГО ОБЕСПЕЧЕНИЯ УПРАВЛЕНИЯ

 

Вступление по ОДОУ

 

Организацией руководить

Без ДОУ только жить.

Производства процесс

Превращается в абсцесс.

 

Основа ДОУ

Федеральные Законы

ГОСТы, акты.

Строгие факты.

 

Документ – понятие

Информационное,

Материальное

И в суде реальное.

(документ от лат. – (доказательство, свидетельство)

 

Документ Петра творение

С массой функций в себе.

Управленческое средство,

Кнут и пряник при тебе.

 

Документа функции

Очень все просты:

Для чего он служит?

Цели нам нужны… 

 

Каждый знает для чего?

Чтоб хранить его ещё.

Чтобы каждый мог читать

Да и в космосе летать.

(гл. функции:  хранение,  передача,

распространение)

 

А три Ф у документа

Характерные вообще:

Информация момента

Кумулятивная  еще.

(общие функции: информационная,

коммуникативная – средство передачи…,

кумулятивная – накапливать информацию…)

 

Документы управления

Все до последнего заявления.

Отражают стадии и  звенья,  

Организации  становления.

 

Формуляр документа -

Набор реквизитов момента.

Определяет суть документа,

Автора сочинения сантимента.

 

 

 

Бланк документа – это

Состав реквизитов,

Определяющих  автора

Документа запросто.

 

Дело: кучка документов

Признаков  моментов

В своей форме и фуражке

И с  родни хорошей «кашке».

 

Номенклатура дел

Секретаря удел.

Систематизирует перечень

Наименований дел

И хранение сроков их предел.

 

ДОУ – отрасль

Производства

Рост бумаг (документов)

Перепроизводства.

 

Документа оборот –

Река бумаг

От момента рождества

До Архива торжества.

 

Сфера ДОУ отражает:

Регистрация, прием,

Мы работаем в наем.

 

(• прием, регистрация входящей и исходящей корреспонденции, ее отправка;

• прием документов на рассмотрение и подписание администрацией;

• контроль за правильностью оформления документов;

• распределение рассмотренных администрацией документов между структурными подразделениями и сотрудниками для исполнения, ознакомление сотрудников с директивными актами администрации;

 • сдача дел в архив и обеспечение их архивного хранения. Виды документов:

 • директивные, информационно-инструктивные и информационно-методические материалы государственных органов власти и управления, в том числе федеральных и местных (указы, постановления, правовые акты, инструктивные и информационные письма, методические указания, требования к статистической отчетности и др.);

• организационно - распорядительная документация;

• документы, связанные с оформлением трудовых отношений (табель явки на работу, графики отпусков, трудовые книжки сотрудников, заявления, приказы о приеме и увольнении, а также документы по оформлению отпусков, наград, поощрений, взысканий и пр.);

• деловая переписка;

• финансовая документация)

 

 

 

 

Типовая инструкция

по делопроизводству в организации

 

Цель инструкции ясна

Унифицировать ДОУ,

Технологию работы

Контролировать Вову.

 

Едины правила

Применения  АСУ.

Формы документов

Даже в грозу.

 

Текстовый редактор Word

Times New Roman – забор

12 – 15 размер шрифта

Через 1, 2 интервала всегда.

 

Проект документа

Готовит зам.

С пояснительной

Запиской отдам.

Где финансы нужны

Там обоснование напиши.

 

Положение о документах в бухгалтерском учете

 

Положение устанавливает:

Порядок создания, принятия

И отражение в бухучете

Хранение первичных

Документов в перерасчете.

 

Первичные документы

Отражают информацию

О совершении хозоперации

В дрожайшей организации.

 

Они создаются на бланках

Типовых форм гранках.

С применением АСУ

Нормативных актов пасу.

 

Первичные документы

Реквизитов моменты.

Юридическую силу

Имеют по всему «насилу».

 

(наименование документа, код формы, дата составления, содержание хоз. операции, измерители хозяйственной

операции \в количественном и стоимостном выражении/, должность ответственного, подпись и её расшифровка).

 

Карандаш простой

Запрещен тобой.

В каждой строчке

Прочерк почке.

 

Бланки форм первички

Строгого отчета черевички.

Нумерованы так строго,

Роспись требуют певички.

 

Все первички гасятся

По привычке:

Штампом, от руки

Число, месяц, год впереди.

 

Все первички

На учете в регистричке.

Ошибки устраняем

Правила соблюдаем.

 

(вручную: зачеркиваем неправильное, чтобы можно было прочитать, над ним пишем правильно, расписываемся и ставим дату, пишем «Исправлено»)

 

 Документооборот

 График регулирует.

А о нем приказ

Руководителя  контролирует.

 

Документы буха

Все хранятся с духа:

В сейфе и в архиве

Независимо от пуха.

 

Компьютерные информационные технологии в ДОУ

 

Системы операционные

Windows пойми:

Текстовый процессор

Word  ты собери.

 

Система электронных

Таблиц Excel

Главный помощник

Бухгалтера в сель.

 

Microsoft Access-

Управление базами

Данных процесс.

 

Microsoft Office-

Совместная работа

Программ в офис.

 

Fine Reader –

Программа сканирования

Документов планирования.

 

Outlook Express-

Программа

Посмотреть процесс.

 

WinFax PRO –

Программа для

Работы факсо.

 

Internet – сеть

Для связи сесть.

Для интересных

Встреч – «съесть».

 

Другие  программы

Ты изучаешь.

И в курсе всего

Ты бываешь.

 

Унифицированные формы

первичной учетной документации

по учету труда и его оплаты (2004 года)

 

По учету кадров

Формы 1 – 11

Ты запомни

Нардов.

 

По учету рабочего времени

Расчета по оплате труда.

Не надо бросаться никуда.

Возьми формы навсегда.

 

Документы по кадрам

Приказ о приеме

Личная карточка

Штатное расписание

Учетная карточка

Приказ о переводе,

Приказ об отпуске

График отпусков

Приказ о расторжении

Трудового договора

Приказ о командировке

 

 

Командировочное удостоверение

Служебное задание (отчет)

Приказ о поощрении

Табель учета времени

Расчетная ведомость

Платежная ведомость

И т.д.

 

Об электронной цифровой подписи

 

Электронный документ-

Как мы знаем сей момент.

Электронно-цифровой

Формат информации рой.

 

Электронная цифровая

Подпись руководителя.

Реквизит электронного

Документа родителя.

 

Она назначена

Для защиты

ЭДокумента.

От подделки-

Сделки…

 

ЭПодпись имеет

Ключ  ЭЦифровой

Подписи, хоть вой.

 

Владелец ключа

Имеет сертификат

Для создания

Подписи ЭЦ фикат.

 

Ключ ЭЦ-

Последовательность

Символов вообще.

 

ЭЦ подпись

Равнозначна

Подписи вообще.

 

ФЗ «Об архивном деле в РФ

 

Кто там не знает

Регулирования предмет?

В Архиве отношений:

Хранение,

            Управления,

                      И учет.

Ты знай на перечет.

Используй, комплектуй

И меньше ты балуй.

 

Обязанности всех:

Единая политика

В архивном деле

И правила единые

Не только в городе,

Но и  в селе, как у  Пеле.

 

Архивный фонд

Широкое понятие:

По всей стране

В единстве все.

В Архиве,

На   полках,

На руках

И у пиратов

В старых  сундуках.

 

Все документы

Экспертизе отданы.

И даже те «понты»,

Что вы отрыли в огороде.

 

Определяем ценность

Уникальность документа.

И с гордостью сдаем

В Архив без всякого момента.

 

В стране ты знай

Все по закону.

И перечень

Всех типовых

Архивных документов

Составлен государством

Считай как царством.

 

Все документы

В собственности есть:

У государства,

У объекта власти,

У частника,

В  организации

Как  у всей власти…

 

Приватизации нет!

Архивный фонд –

Для всех.

 

Собственность

Архивных документов.

Ты уважай.

Изъятие их

Предупреждай.

 

Организации

И граждане уж все

В создании архива доки…

 

Везде мы утверждаем

Перечень родных

Нам документов.

Рождаемых в процессе

ДОУ.

И в муках, в торжестве

В организации вообще.

 

Все документы

С рождества

Имеют сроки.

Лелеем и сбиваем их

В истоки… (в дела)

 

 

 

 

Все отбирают

И сдают в Архив.

На долгий срок…

Свой дорогой актив.

 

Лищонной право

Жить организации.

Её архив в сохранности

Содержит  государство.

 

Ни кто не может

Перекрыть нам доступ.

К архиву изучения.

Иди собрат:

Читай, пиши, потом

До нас  и доведи…,

Что накропал в Архиве.

 

В архиве все следят

И тайну государства

Все блудят.

Все то, что сообщил

Я об Архиве  вам

Законность соблюдайте

Вот вам и мадам.

 

Федеральный закон

«Об информации, информационных технологиях и о защите информации»          

Информация – сведения, сообщения, данные

Независимо от носителя - банные,

От формы их представления;

От метода закрепления.

 

 

 

Информационные технологии – процессы,

Методы поиска, сбора, хранения, обработки,

Представления, распространения, доработки,

А также жизнь  этих процессов и методов приработки.

 

Информационная система –

Совокупность информации

В базах данных нации.

(ИС обеспечивает обработку ИТ и технических средств)

 

ИТС – и\технологическая система

Для передачи по линиям связи

Информации узнаваемой тема

Средствами АСУ перевязи.

(ИТС – информационно -телекоммуникационная сеть)

 

Обладатель информации – лицо,

Давать или не давать  рыльцо

Создавшее, получившее.

Информацию случившее.

 

Доступ к информации

Возможность получения

Для  использования.

Полученной прокламации.

 

Конфиденциальность информации

Получил, третьему лицу не вручил,

Если с обладателем не решил.

 

Предоставление информации-

Действия на получение или

На передачу, но без сдачи.

 

Распространение информации-

Действия на получение и

На передачу всем, но без удачи.

 

Электронное сообщение –

Информация полученная или

Переданная ИТС – обобщение.

 

Документирование информации-

На материальном  носителе  фиксированная

С определенными реквизитами

Для определения пути визитами.

 

Оператор ИС (информационной системы)

Гражданин или юрлицо

Эксплуатирующие АСУ

 

Сфера действия ФЗ

 

Сфера действия проста

Всем информация дана,

С применением технологий

Обеспечением защиты аналогий.

 

 

 

Государственный стандарт Российской Федерации

Унифицированные системы документации

Унифицированная система организационно-распорядительной документации
Требования к оформлению документов

ГОСТ Р 6.30-2003     

УСОРД, ОКУД

устанавливают тут:

Реквизиты документов

Бланки аргументов

(организаций).

 

УСОРД включает:

Приказы и  решения

Письма, акты

И распоряжения.

 

Эмблема органа

Товарный знак

На бланках

Размещают так…

(согласно Устава)

 

 

Код организации (ОКПО)

Номер регистрации (ОГРН)

ИНН\КПП специи

Получай в  инспекции

(Налоговой).

 

Код формы документа

Соблюдая  нормы по куда

Мы берем в ОКУД а

 

Название организации

Главное в канонизации:

Пиши точно Сева, Клава

На русском сверху, слева

На тарабарском снизу, справа.

 

Сокращенное «ЛДж»

В скобки срочно забери

Нижи полного пиши.

(Или за ним)

 

Наименование филиала

Пиши  ниже   названия

Организации, Алла.

 

Справочные данные

Организации ратные:

Адрес, телефон,

Факс  и «мегафон»…

(Счет, Е-мэйл…)

 

Наименование документа

Ты не выдумывай друг

Просто возьми ОКУД.

 

 Дата  документа

Это дата подписания

Акта у мента.

 

На две организации

Одна дата колонизации.

 

Дата арабскими

День, Месяц парами

Год двумя парами. 

Твердо стой над ярами.

(05.05.2009, 05 мая 2009,

2009.05.05)

 

Номер документа

Просто слагается:

Порядковый номер

Индекс дела

 

 

 

 

 

Документа номер

Чтобы никто не помер

Порядковый номер

+ индекс дела колер.
                (др. данные через дробь и

косую черту двумя

организациями)

 

Ссылка в ответе

на номер, дату документа

Ты проставляй  цента.

 

Место составления

Документа явления

Проставляют, если

Трудно определить энто.

 

Инициалы пиши   впереди

Фамилию береги.

 

Название организации

Её филиала

В именительном пиши - Алла.

 

Должность начальника

Пиши в дательном,  

А  «откат» в  страдательном.

 

Письма однородным

Организациям родным

Пишем обобщенно

Руководителям мощено.

 

Адресат выравнивают

По длинной строчке

Сравнивают.

 

Более четырех

Адресов не указывают

Слово Копия

У первого адреса завязывают.

В пять и больше адресов

Лист рассылки ты готовь.

 

Адрес пиши с улицы спеши

Улица, дом, Город, индекс

После названия кому напиши.

 

Если Петрову А.О.

Пиши образцово.

Адрес черкни

С улицы начни.

 

УТВЕРЖДАЮ без кавычек

В правом верхнем уголке

Должность, подпись без привычек

Инициалы напиши.

И фамилию не спеши

Дату тоже укажи.

 

Протокол все утвердили

Написали УТВЕРЖДЕН

В падеже творительном

И творили всё же днем.

 

Резолюцию начальник

Пишет славно  на пустом:

Кому поставить сальник

Строго в срок, а то кнутом.

Дату ставит он кругом.

 

Заголовок к тексту

Содержание кратко.

Пиши аккуратно и

Не страдай братка.

 

Отметка о контроле «К»

Или штампик «Контроль»

Ты не возмущайся, Коль.

 

Текст документа на языке,

Куда посылаешь вообще.

Анкеты, таблицы и связного текста

Будь уверен без замеса теста.

 

Анкета в именительном

Существительное дан

Глаголом второго лица,

Множественного числа

Настоящего или

Прошедшего времени пан

(имеете, владеете),

 

Графы строки таблицы

Заголовки блицы

В именительном падеже

В Существительном драже.

 

На второй странице графы

Пронумерованные  РАФы

 

Связный текст

Две половины крест.

В первой: причины, основание, цели.

Во второй (заключительной):

Решения, выводы, просьбы,

предложения,

А начальник – рекомендации в силе.

 

Текст только заключение:

В приказах, письмах, заявлениях,

Чтобы быстрее было решение.

 

 

 

Приказы без части

Констатирующей
А сразу всех

Нокаутирующей.

 

Письма, заявления

Без  пояснения.

Чтобы быстрее было

Решение.

 

Текст готовят на основании

Других документов

Тогда пишут наименование

И реквизиты тех «кентов».

 

Большое сочинение

Лучше разбивать

На многие мнения.

(разделы, подразделы, пункты арабскими цифрами)

В документах сходки

Пишут от первого лица

Множественного числа ходки.

 

Текст протокола пишут

От третьего лица мэни числа

А за тем рассылают всем..

 

В документах организации

Текст от третьего лица

Един. – множественного числа

Как при капонизации.

 

В письмах, братцы, не шути

Просим, направляем напиши

Можно считаю, прошу

Вроде как не шучу.

 

Приложение отмечаем

На …листах, … экземпляров

Чтобы все знали яров.

Само Приложение

В правом верхнем углу

Все о его положения.

 

Два варианта бланков

Угловой и продольный

Для панков

 

Способы размещения

Реквизитов мщения.

Центровой ты не вой

Флаговый  как сторожевой.

 Все от начало как живой.

 

Бланки как бианки:

Общий, письма и конкретно

Для руководителя секретно.

 

Поля в документе с ним

2 2 2 1

Соблюдаем и храним

 

Документ на двух

и более страницах

Вторую и последующие

Нумеруют в станицах.

 

 Номер страницы, как станицы

 Проставляют по середине

 Верхнего поля листа границы

 

 СОГЛАСОВАНО Гриф без кавычек

Верхний левый угол без отмычек

Большими буквами  как УТВЕРЖДАЮ

Все остальное, Ох! Я таю.

 

В организации  лист

Согласования знания

Согласен специалист

Или одни познания.

 

Оттиск печати ставь

Где запах финансов слать.

 

Заверяют документы

Словом «Верно»

Должность кто ты?

Дату, роспись  серно.

 

Исполнитель документа

Ставит отметку

Внизу метко

Дату, телефон элемента.

 

 

Делай отметку

Об исполнении метко

Внизу документа

С датой, содержанием

Дорогой Петко.

(короче Петька).

 

Документ поступивший

Порядковый номер и

Дату получивший 

Если нужно

Часы и минуты наружно.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

ДОКУМЕНТОВЕДЕНИЕ

Вступление

 

Документоведение,

Как здорово звучит.

Документ и ведение-

Наука нас и озарит.

 

О документе,  

Закономерности   создания,

И жизни  оного,

А также ДКД*

О принципах   строения их

И методах  существования.

 

О! Документ –

Источник информаций

И средство социальной

Да! Коммуникаций.

(* документо-

коммуникационной

деятельности)

 

Наука в комплексе:

О документе, ДКД.

Их становление

В обществе вообще.

 

И составляющие есть:

Структура, методы, объект.

В единстве их

Наш дорогой  предмет.

 

 Объект науки – документ.

Как комплексный объект:

Написанный, «Хранимый» 

И законный элемент.

 

Пространство, время-
Воздух  для него.

Отец и мать -

Родные ДКД, как бремя.

 

Предмет науки - это знания

О документе – составляющих:

Материи и информации,

Как прилегающих.

 

О, документ! Ты как система:

Есть свойства, структура,

Твои параметры и функции ясны,

А методы и способы так хороши,

Что просто ты их изучи.                                            

(Документирования).

 

 

 

Мы изучаем в целом документ,

Аспекты учим на совсем,

Особые черты, как аргумент

Ты расскажи нам всем.

 

Основные этапы развития.

Документоведения

 

Наука молодая, как девица

Встает и разгибает ножки птица.

Пройдут этапы, молодица!

Старушкою не надо становиться.

 

Рождение  оной прошлый век.

Название  разные  бывали:

И книгу, и архив, музей

Все спешно так соединяли.

 

И  Пол Отле* в задумках был

Как бы назвать науку эту?

Он документ и логию срастил,

А вечером и библию, и логию соединил.

 

С начало 60-х,  как мы рады.

Попытка не была под  пытку.

А  90-е года нам дали

Доку- менто- ведение –науку.

Наш Столяров и Кулешов

Они остов науке дали,

А с  Щвецовой-Водкою

Её материализовали.

 

Структура документоведения

Структура  сей науки – простота

Две подсистемы с рождества:

Особенное,  общее  деление.

Документоведения решение.

Нам общее глаголет сей науки:

Теорию, историю и ОМП* со скуки.

О документе все так точно

О  ДКД научно, прочно.

И общее разделено

На три раздела:

Теорию,  историю  отдельно

О документе, ДКД  так дельно.

(* организационно-методические проблемы)

 

Теория доку и мента –

Ядро ударницы науки:

Где общие теории витают,

Анализ документа совершают.

 

 

 

 

История Док…у

Закономерности нам раскрывает.

В развитии,  становлении

Нам родного документа

Не скрывает.

 

Внимательно следим

За жизнью документа

В системе ДКД -

Вращение.

 

Особенное документоведение

Особенно и  изучает.

Все типы, виды  документа

Отдельные процессы в ДКД.

 

Особенное документоведение

Разделено на специальное

И частное поверь

Прими ты их и верь.

 

Нам специальное дает

Особенности документа

На полках в центрах,

В   других  ДК структурах.

 

Но также и

Специфику процессов

В ДКД – предмет

Науки специальной.

 

О! Частная наука Д…

Предмет твой  – виды,

Разновидность  документов                  

Патентов, карт и книг,

 

Что  верно.

Все части, 

Подсистемы 

Сей науки,

В единстве – Сила.

 

Взаимосвязь документоведения 

с другими  науками

Ну, что сказать? Взаимосвязь,

Крепка со всеми  сухо.

Науки все о документе в связь

Но наша главная наука.

 

 

 

 

 

Источники в документоведении

 

Источники науки

В её исследованиях крепки.

Любые документы собери

Системы, комплексы возьми.

 

Что ищем мы

В источниках науки?

Мы ищем правила и нормы,

А также способы и формы

Работы с Документом от руки.

 

Наука   зиждется 

На практике  работы

С  документом  лишь.

Обычаи, традиции ты вишь.

 

Первые источники науки:

Письмовники

И формулярники  от  руки.

А также наставления

Руководство  для составления

Важного прошения.

 

Петра Великого свершения

В науке сей до довершения

Регламент Генеральный принял

И четко путь бумаге внял.

 

Его деяния второй источник

В развитии науки поступал.

Сюда же   НМБ* заточник, 

ОДОУ, когда царизм упал.  

 

В  СССР пошли и дальше

Создали НМБ  ОДОУ ух.

Архив секретный больше

И  ГОСТандарты  в слух.

 

Сегодня мы имеем с вами

Довольно многое в бумаге.

Тут форма, реквизиты, подпись

Печать руководителя и роспись.

 

Перечисление

 ДОКУМЕНТОВ

 

Компьютер,  ЭВМ у нас

Вошел,  увлек  всех вас.

И началась эпоха снова

Клавиатура и экран  Панова.

(* нормативно-методическая база…)

 

 

 

 

НМБ ОДОУ – совокупность

Актов  и законов, и стандартов.

Создания документов крупность,

Службы ДОУ не для Нартов.

 

Герой России наш ОКУД,

Где время наше берегут.

ОКПО и ИНН, ЕСКК* и УСД

А дальше,  больше, где редут.

 

Теоретические основы

 

Документ – основа науки

 

Документ – официальная бумага-

Где информация на нем.

Материей становится  у мага

В «корзине» реквизитики на всем.

 

Понятие Документ

Основа всей науки.

Его перетирают

Все от скуки.

(* единая система классификации и

кодирования информации)

 

Определения дают

Кому не лень

За рубежом, в стране

Ты только вдумайся вообще.

 

Определяют признаки его:

Где  информация и форма.

Что можно даже подержать

И на хранение смело сдать.

 

Наш документ

Свидетельство в суде,

Но каждый знает кент

Знамение получиться в нужде.

 

 

Слово Документ (лат.) образец,     

доказательство, свидетельство

 

О! Русь Великая!

Ученых тоже трое: 

И Коршун, и  Столяр, и Сокол

Держали  думу на троих.

И документу дали

Четкое определение –

Материальный он объект

Об этом знает наш субъект.

(т.е. носитель социальной

информации)

 

 

 

Соотношение понятий

«документ», «информация» и 

«материальный носитель»

 

Наш документ

Без информации – бумажка.

В  век информации момент

Решает, будет ли нам «кашка».

 

Все документы воедино

Объединяются в ресурсы

Информ  и ационные

Не путайте с авиационными.

 

Мы знаем и

Информационные системы:

(с использованием

компьютерной и др. 

техники)

Хранения, обновления,

Обработки информации

И передачи прокламации.

 

ИС включает:

ИР, ИМ, ИТ,

И базы данные вообще.

А банки данных на столе.

(Информационные системы, вкл.:

- информационные ресурсы,

- информационные массивы,

- информационные технологии)

 

В документе, боже мой

Соматический  прибой.

(смысловая информация)

И дискретно подают

В наших ушках им уют.

(в виде сообщений)

 

В документе кодом пишут

Значит, где-то есть шпион.

В желтом здании у нас

Декодируют для СПАСС.

 

Пишет нам коммуникант,

(автор со своими эмоциями)

Что мешает музыкант.

Это слушает народ -

Реципиентов  - род.

 

 

 

 

 

 

 

 

Свойства, признаки и функции

документа

 

Свойства  - отличительные качества

 

Документ, ты наш  солдат

Форменный и  сложный

Много качеств, он и рад

А без них он   ложный

 

Атрибутов только два

Ты пойми наивность.

Информирует он нас

На материи невинность.

 

Наш герой функционален

Предназначен он для всех

Как в пространстве, времени

Так и для утех

(для всех потребностей общества)

 

А структура такова

Как у лучника стрела.

Типовая, типовая

Гостами закреплена.

 

Признаки

 

Документа признаки

Близки и родны

Если смысл имеется

Значить не одни.

 

Рады мы и форме

А4 в нем:

И  в газете, в книге

 (смысловое содержание –

соматическое,

завершенность, стабильная форма,

предназначенность)

Это все найдем.

Функции

 

Документа функции

Очень  все просты:

Для чего он служит?

Цели нам нужны.

 

Каждый знает для чего?

Чтоб хранить его ещё.

Чтобы каждый мог читать

Да и в космосе летать.

(гл. функции: хранение, передача,

распространение)

 

 

 

А три Ф у документа

Характерные вообще:

Информация как рента

Кумулятивная  еще.

 

(общие функции: информационная,

коммуникативная – средство

передачи…,

кумулятивная – накапливать

информацию…)

 

Дальше,  больше пункции,

Специальные  функции:

И учет, и управление,

Правовая и развлечение

(гедоническая функция)…

 

Если знаешь функции,

Документа роль.

Тебе не надо унции

Чтоб осуществить контроль…

 

Методы и способы

документирования

 - Общие понятия

документирования

Документирование-

Информации фиксирование.

Способы и средства

Нужны с детства.

(- на материальном носителе)

 

 

Способ – это действие

Записи инфо…

Совокупность действий

Тоже ничего…

(резьба, фотохимический,

электромагнитный, ручной…)

 

Средство в руки

Мы возьмем

Документ

Мы создаем.

(ручные, механические и т.д.)

 

Закодируем инфо …

Документу хорошо.

Знаков в код мы наберем

И инфо… передаем.

 

 

 

 

 

 

 

Система символов – язык,

Понятен всем в округе.

Закордонный только бык

Бегает как в круге.

(языковые символы общепринятые и

выражают суть сообщения)

 

Понятие о языках

 

Язык – особая система

Структурных единиц.

Средство  обсуждения

Сплетен двух девиц.

(структурные единицы: звуки,

   морфем,

слова, словосочетание, предложения).

 

Язык  естественно

Все народам дан.

Языки искусственно

И шпион, как пан.

 

Знаковый метод фиксирования

информации

 

Документ – общественный

В знаках весь «солдат».

Знак он весь естественный

Из искусственных палат.

 

Знак хорош, материален

И для нас  он предназначен.

Всяку «сплетню»  нам нести,

Чтоб немного потрясти.

 

(знак несет информацию

 о чем-то отличном от него)

 

Языковый знак бывает

Искусство прелести стреляет:

Светом, звуком поражает

И графитом заражает.

 

Языковый знак бывает

Естество семьи рожает:

Устно, жестами, письмом

Вензелями за столом.

 

Знаки – пикчеры  бывают

Что-то нам изображают:

Вот эмблемы, вещество

Знанье  знаков хорошо.

(знаки – изображения,

неязыковые:

 

 

- произведения искусств картины,

трехмерные – скульптуры, макеты…)

 

Система знаков свойства имеет

И просто так не разумеет.

Есть правила для наших знаков

Их знает каждый пахарь злаков.

(Связь между ними, правила

грамматики,

место знака, словарь из них, способы

фиксации)

 

Совокупность письменных приемов,

Право передач истинных заемов.

Информация, графика, алфавит

Об этом Письменность   говорит.

В начале, рисовали нам письмо

И пиктографией назвали,

Затем иероглифы достали

И, наконец, фонетику  прислали.

 

Буква, слог и  клинопись, ура!

Мы до сих пор и это учим.

И, наконец, нам дали алфавит

Назвали азбукой, мы мучим.

 

Способы и методы записи

информации

 

И в темной келье от руки

Монах писал и переписывал.

И письма, и трактаты, книги

И все, что видел не с руки.

 

Затем печатная машинка

Дала возможность нажимать

Немного клавишой  играть.

Но, все же, пальцы все сжимать.

 

А, дальше,  больше-

Полиграфия пришла.

Печатный документ нашла.

Тисненая тетрадь пошла.

 

Фото и звукозаписи

Пошли по телеграфу.

Пластинки, перфо. Описи

И стенография до графу.

 

А в 21 веке, пишем всем

Оптически, магнитно и глазами.

Сейчас только подумал, чем?

Компьютер выдал все «лозами».

 

 

 

 

 

Классификация документов

 

Класс и фицирование

Класс и фикация

Система объединения

Документов в классы.

 

Признак классификации-

Основание деления,

А  понятия все в нем

Членами деления в сем.

 

Мы деление проведем

Документы соберем.

Соразмерно все представим

Взаимоисключаемость оставим.

 

Документ, как все живое

Родом, видом наделен.

Чтобы не было кривое

Он подвидом разделен.

 

Иерархии подвержен,

Чтобы все как у людей.

Дихотомией заражен

Чтоб не понял и злодей.

(Род-класс совокупность со своим

признаком,

вид-деление по способу

документирования, материальному

носителю, подвид-для окончательного

определения место документу,

иерархия-

порядок расположения документа,

дихотомия-деление документов

одного класса на противоположные)

 

Классификация документов по

информационной

составляющей

 

Основные признаки,

Что мы разберем.

Всякие там знаки,

Что мы соберем.

 

Признак содержание

Соматический  еще:

Значит все деление

Темам и предметам обще.

(смысловое деление документов)

 

 

Мы, конечно, обобщаем

Информацию давно.

Но при этом разделяем:

На первич-вторич равно.

(первичный документ или

вторичный,,,)

 

По характеру фиксации

Мы рассмотрим информацию:

Текстовый, нетекстовый

Но картографический…

(идеографический  документ - карты,

ноты…конический - рисунок, фото…,

звучащий, комплексный).

 

Ох, и мерность документа.

Нас с ума сведет уже:

Знаем одного, двух  мента

Третий  тоже в негляже.

 (одно мерные записи - азбука Морзе,

двухмерные: формат и объем страниц,

трехмерные - голограммы)

 

Документ по восприятию

Разный   знаем,  чтим.

Первый люди все читают

Второй  с техникой вскрывают.

(человекочитаемые, машиночитаемые)

 

Есть каналы восприятия:

Зренье, слух работают.

Но  тактильный документ

Ощупью  читают.

 

Документ по степени

Как газета в раз.

Документ секретный

Только не для нас.

(опубликованный, неопубликованный)

 

Документ по способу

Документ и тированный:

От руки, печатный,

Мех. и  магнетированный.

(оптический,  лазерный,  фото.,

электронный)

 

Документа составляющая

Субстанциональная*

Форма, и материальная.

По материалу реальная.

(*- вещественная)

Бумажный, глиняный,

Пергамент,  папирус, камень.

Но и полимерный

Как будто мерный.

 

 

 

 

Листовой и дисковый

Карточный и ленточный,

Но и комбинированный

Для нас и ламинированный.

 

Классификация документов по

обстоятельствам  их

функционирования во внешней среде

 

Регулярность выхода-

Каждый день для нас.

Но мы ищем книгу,

Выпущенную один раз.

(периодические документы -

газеты…,  непериодические – книги, карты…)

 

Документа появления:

Во времени разделяют так:

Подлинник   нам в руки

Попадает не  впросак.

 

Если хочешь  дубликат.

Приходи «отксерим».

У нотариуса заверим.

Дорогую копию проверим.

 

Документ региональный,

Может быть,  национальный

Государственный, районный

И родной, непобежденный.

Просмотры (891)  Комментарии (0)  Форум (Общие)